Tìm hiểu kỹ năng thu thập chứng cứ của Tòa án

Kỹ năng chung về thu thập chứng cứ của Tòa án

1. Xác định điều kiện để Tòa án thu thập chứng cứ

Về nguyên tắc, đương sự có nghĩa vụ đưa ra chứng cứ chứng minh cho yêu cầu của mình. Tòa án có trách nhiệm xem xét mọi tình tiết của vụ án, căn cứ vào pháp luật để giải quyết yêu cầu của đương sự. Điều 85 BLTTDS quy định: Trong trường hợp xét thấy chứng cứ có trong hồ sơ vụ việc dân sự chưa đủ cơ sở để giải quyết thì Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung chứng cứ. Trong trường hợp đương sự không thể tự mình thu thập được chứng cứ và có yêu cầu thì Thẩm phán có thể tiến hành một hoặc một số biện pháp sau đây để thu thập chứng cứ.

Từ quy định này, Thẩm phán chỉ có thể tiến hành thu thập chứng cứ khi có đủ các điều kiện sau đây:

(1) Hồ sơ vụ án còn thiếu những chứng cứ cần thiết làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án

(2) Đã yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung chứng cứ

(3) Đương sự không thể tự mình thu thập được chứng cứ và có yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ

1.1.1.1. Xác định hồ sơ còn thiếu chứng cứ

Để có thể kết luận là hồ sơ còn thiếu chứng cứ làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án, Thẩm phán phải căn cứ vào những chứng cứ tài liệu mà đương sự, bao gồm cả chứng cứ của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan đã giao nộp. Khi xem xét chứng cứ, để xác định còn thiếu chứng cứ phải tùy thuộc vào từng loại chứng cứ mà Thẩm phán đang xem xét.

Đối với các tài liệu đọc được nội dung thì phải là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận. Bản chính có thể là bản gốc hoặc bản được dùng làm cơ sở lập ra các bản sao. Ví dụ khi xem xét hợp đồng mua bán nhà, đương sự chỉ nộp bản pho to không được công chứng hoặc chứng thực thì Thẩm phán không đủ cơ sở để xem xét hợp đồng. Đây là một trường hợp thiếu chứng cứ làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án.

Đối với các tài liệu nghe được, nhìn được phải có văn bản xác nhận xuất xứ của tài liệu đó hoặc văn bản về việc liên quan đến việc thu âm, thu hình... Các tài liệu này có thể là băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hành, phim, ảnh... Ví dụ trong vụ án tai nạn giao thông, người bị hại hoặc người đại diện hợp pháp của người bị hại được một người cung cấp băng ghi hành về hiện trường vụ tai nạn giao thông. Trong trường hợp này cùng với việc giao nộp băng ghi hình, người bị hại hoặc người đại diện hợp pháp của người bị hại phải xuất trình cho Tòa án bản xác nhận của người đã cung cấp cho mình về xuất xứ của băng ghi hình đó. Hoặc một trường hợp khác: ông A cho ông B vay năm triệu đồng, thời hạn vay là 12 tháng. Việc vay tài sản không lập thành văn bản, nhưng ông A đã ghi âm lại toàn bộ nội dung thỏa thuận về việc vay tài sản, việc giao nhận tiền và thời điểm thanh toán nợ giữa ông A và ông B để làm bằng chứng cho việc vay tài sản của ông B. Đến hạn trả nợ ông B không trả số tiền đó cho ông A. Ông A khởi kiện ông B ra Tòa. Cùng với việc giao nộp băng ghi âm, ông A phải gửi bản trình bày về sự việc liên quan đến việc thu âm đó.

Theo Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định của BLTTDS về chứng minh và chứng cứ thì nếu đương sự không xuất trình các văn bản nêu trên, thì tài liệu nghe được, nhìn được mà đương sự giao nộp không được coi là chứng cứ.

Đối với vật chứng thì phải là hiện vật gốc liên quan đến vụ án dân sự, nếu không phải hiện vật gốc hoặc không liên quan đến vụ việc thì không phải là chứng cứ trong vụ việc dân sự đó.

Đối với lời khai của đương sự, lời khai của người làm chứng nếu ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình và được xuất trình theo đúng thủ tục hoặc được khai bằng lời tại Tòa án.

Kết luận giám định được coi là chứng cứ nếu việc giám định được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định. Hiện nay thủ tục giám định được quy định tại Pháp lệnh giám định tư pháp và Nghị định số 67/2005/NĐ-CP ngày 19/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh giám định tư pháp. Như vậy, kết luận giám định trong trường hợp đương sự tự mình giám định, ví dụ tự đi xét nghiệm ADN không có giá trị chứng minh.

Biên bản thẩm định tại chỗ được coi là chứng cứ nếu việc thẩm định được tiến hành theo thủ tục do pháp luật quy định và có chữ ký của các thành viên hội đồng thẩm định. Trường hợp đương sự tự đi yêu cầu thẩm định, không theo thủ tục do BLTTDS quy định cũng không được thừa nhận.

Tập quán cũng được coi là chứng cứ nếu được cộng đồng nơi có tập quan đó thừa nhận. Cộng đồng là tập thể những người cùng sống, có những điểm giống nhau, gắn bó thành một khối trong sinh hoạt xã hội tại nơi có tập quán. Tập quán là thói quen đã thành nếp trong đời sống xã hội, trong sản xuất và sinh hoạt thường ngày, được cộng đồng nơi có tập quán thừa nhận và làm theo như một quy ước chung của cộng đồng. Tập quán thương mại là thói quen được thừa nhận rộng rãi trong hoạt động thương mại trên một vùng, miền hoặc một lĩnh vực thương mại, có nội dung rõ ràng được các bên thừa nhận để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong hoạt động thương mại. Tập quán thương mại quốc tế là thông lệ, cách làm lập lại nhiều lần trong buôn bán quốc tế được các tổ chức quốc tế có liên quan thừa nhận. Chỉ chấp nhận tập quán không trái pháp luật, đạo đức xã hội. Đối với những vấn đề mà đương sự viện dẫn tập quán nhưng đã có văn bản quy phạm pháp luật quy định thì Tòa án phải áp dụng quy định của quy phạm pháp luật đó để giải quyết mà không áp dụng tập quán.

Ví dụ trong một số đồng bào dân tộc thiểu số có tập quán khi nghe mẹ chết chỉ các con gái có quyền hưởng di sản của người mẹ quá cố để lại, con trai không được hưởng. Nếu trong vụ án tranh chấp thừa kế, người con gái viện dẫn tập quán đón về yêu cầu bác bỏ quyền thừa kế của những người thừa kế là con trai, thì tập quán này không được chấp nhận.

Việc đương sự dùng tập quán thì phải đưa ra được những chứng cứ để chứng minh theo hướng dẫn ở trên. Nếu không thì tập quán sẽ không được chấp nhận.

Kết quả định giá tài sản được coi là chứng cứ nếu việc định giá được tiến hành theo thủ tục do pháp luật quy định hoặc văn bản pháp luật quy định hoặc văn bản do chuyên gia về giá cả cung cấp. Thiếu những thủ tục hoặc tài liệu này thì Tòa án không có cơ sở chấp nhận kết quả định giá tài sản.

1.2. Yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung chứng cứ

Nếu chứng cứ mà đương sự giao nộp còn thiếu, Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp chứng cứ bổ sung. Hình thức yêu cầu là văn bản thông báo. Trong trường hợp này, có thể sử dụng mẫu thông báo Tòa án đã dùng khi thụ lý vụ án. Về nội dung, thông báo phải ghi rõ chứng cứ mà đương sự cần giao nộp bổ sung là chứng cứ gì, hậu quả pháp lý nếu đương sự không giao nộp được chứng cứ đó.

Ví dụ trong vụ án ly hôn, Tòa án phải giải quyết yêu cầu nuôi con chưa thành niên. Nếu đương sự chưa nộp cho Tòa án giấy khai sinh (bảo sao) của con chưa thành niên, thì Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung giấy khai sinh để làm căn cứ giải quyết yêu cầu giao con chưa thành niên cho người cha hoặc người mẹ trông nom, nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục và quyết định mức cấp dưỡng. Hoặc trong vụ án tranh chấp về hợp đồng vận chuyển hàng hóa mà theo đơn khởi kiện thì ngoài hợp đồng còn có phụ lục hợp đồng, nhưng nguyên đơn mới nộp cho Tòa án án bản hợp đồng, thì Thẩm phán yêu cầu nguyên đơn nộp bổ sung bản phụ lục hợp đồng để có cơ sở giải quyết tranh chấp.

Cũng có thể kết hợp khi ghi biên bản lấy lời khai của đương sự, Thẩm phán yêu cầu đương sự phải bổ sung chứng cứ còn thiếu. Dù với cách thức nào thì yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung chứng cứ cũng phải được thể hiện bằng văn bản để lưu trong hồ sơ vụ án. Các văn bản này là một trong những căn cứ pháp lý để Thẩm phán tiến hành thu thập chứng cứ theo quy định của pháp luật tố tụng.

1.3. Đương sự chứng minh không thể tự mình thu thập được chứng cứ và có yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ

Sau khi nhận được yêu cầu của Thẩm phán về việc bổ sung chứng cứ, nếu đương sự có yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ thì Thẩm phán cũng chưa thể tiến hành thu thập chứng cứ. Khoản 2 Điều 85 BLTTDS quy định: trường hợp đương sự không thể tự mình thu thập được chứng cứ và có yêu cầu thì Thẩm phán có thể tiến hành một hoặc một số biện pháp thu thập chứng cứ. Trước hết Thẩm phán phải yêu cầu đương sự chứng minh người đó không thể tự mình thu thập được chứng cứ. Ví dụ trong vụ án tranh chấp về nhà ở, do thất lạc giấy tờ sở hữu, đương sự đã có văn bản đề nghị Sở Địa chính nhà đất, một số địa phương là Sở Tài nguyên và Môi trường xác nhận tình trạng sở hữu về nhà ở. Sở địa chính nhà đất hoặc Sở Tài nguyên và Môi trường có văn bản trả lời đương sự là Sở chỉ xác nhận khi có công văn của Tòa án, không xác nhận theo yêu cầu của cá nhân. Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định của BLTTDS về chứng minh và chứng cứ thì nếu cá nhân, cơ quan, tổ chức không cung cấp được chứng cứ cho đương sự, thì phải thông báo bằng văn bản có ghi rõ lý do của việc không cung cấp được chứng cứ cho đương sự biết để họ chứng minh với Tòa án là họ đã thu thập chứng cứ nhưng không có kết quả và yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ. Tất cả các giấy tờ trong trường hợp này phải được đương sự gửi kèm với yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ. Cần thiết, Thẩm phán phải hướng dẫn cho đương sự thực hiện đúng. Nếu đương sự chưa tiến hành các biện pháp thu thập chứng cứ mà đã yêu cầu Tòa án thu thập thì Thẩm phán cần giải thích cho đương sự biết nghĩa vụ cung cấp chứng cứ của đương sự.

Khi đương sự có yêu cầu Tòa án tiến hành một hoặc một số biện pháp thu thập chứng cứ, đương sự phải thể hiện thành văn bản. Theo Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005, tùy từng trường hợp, Thẩm phán yêu cầu đương sự phải viết thành một đơn yêu cầu riêng, nhưng cũng có thể kết hợp ghi yêu cầu của đương sự trong bản khai, bản ghi lời khai, biên bản đối chất. Nếu đương sự trực tiếp đến Tòa án yêu cầu thì Thẩm phản phải lập biên bản ghi rõ yêu cầu của đương sự. Riêng đối với trường hợp đương sự yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ bằng biện pháp yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ theo Điều 94 BLTTDS thì nhất thiết Thẩm phán phải yêu cầu đương sự làm đơn yêu cầu.

Yêu cầu của đương sự về việc đề nghị Tòa án áp dụng biện pháp thu thập chứng cứ cũng cần phải nói rõ biện pháp mà đương sự đề nghị Tòa án áp dụng là biện pháp thu thập nào, biện pháp đó có được quy định trong BLTTDS hay không. Nếu yêu cầu của đương sự chưa thể hiện nội dung này thì Thẩm phán cần yêu cầu đương sự thể hiện rõ.

Khi đã nhận thấy đủ những điều kiện để tiến hành thu thập chứng cứ theo yêu cầu của đương sự, Thẩm phán cần giải thích cho đương sự biết nghĩa vụ nộp tạm ứng chi phí tương ứng với biện pháp thu thập mà đương sự yêu cầu (ví dụ chi phí giám định, tiền tạm ứng chi phí giám định...). Thẩm phán chỉ tiến hành thu thập chứng cứ khi đương sự đã nộp tiền tạm ứng chi phí tương ứng, nếu thuộc trường hợp họ phải nộp tiền tạm ứng chi phí tương ứng.

2. Những trường hợp Tòa án tự mình thu thập chứng cứ

Ngoài việc thu thập chứng cứ theo yêu cầu của đương sự, trong một số trường hợp,Thẩm phán cũng có thể tự mình thu thập chứng cứ. Theo BLTTDS và Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/9/2005 thì đó là các trường hợp (1) lấy lời khai của người làm chứng khi xét thấy cần thiết theo quy định tại khoản 1 Điều 87 BLTTDS, (2) đối chất khi xét thấy có mâu thuẫn trong lời khai của các đương sự, người làm chứng theo khoản 1 Điều 88 BLTTDS, (3) định giá tài sản trong trường hợp các bên thỏa thuận mức giá thấp nhằm mục đích trốn thuế hoặc giảm mức đóng án phí theo điểm b khoản 1 Điều 92 BLTTDS.

Khi quyết định tự mình thu thập chứng cứ mà không có yêu cầu của đương sự, Thẩm phán phải hết sức thận trọng, xác định đủ những tài liệu làm cơ sở để tự mình thu thập chứng cứ. Ví dụ, Thẩm phán phải xác định được những văn bản chứa đựng mâu thuẫn giữa lời khai của đương sự làm căn cứ cho việc cần thiết phải đối chất. Đồng thời khi đã có đủ cơ sở pháp lý, Thẩm phán phải tiến hành đúng biện pháp trong phạm vi thẩm quyền của mình. Ví dụ khi đối chất thì Thẩm phán phải triệu tập những người cần đối chất, có lời khai mâu thuẫn nhau yêu cầu họ giải thích và nêu quan điểm về những điểm mâu thuẫn, Thẩm phán không được lấy lời khai riêng của từng người hoặc yêu cầu mọi người viết tờ khai riêng...

3. Kỹ năng tiến hành các biện pháp thu thập chứng cứ

Dù áp dụng biện pháp thu thập chứng cứ theo yêu cầu của đương sự hoặc tự mình thấy cần thiết áp dụng thì Thẩm phán cũng đều phải tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.

Đối với trường hợp thu thập chứng cứ theo yêu cầu của đương sự, Thẩm phán chỉ chấp nhận yêu cầu của đương sự về việc thu thập chứng cứ khi đã xác định đầy đủ các điều kiện pháp lý để áp dụng. Đồng thời Thẩm phán phải áp dụng đúng biện pháp thu thập mà đương sự yêu cầu.

Đối với trường hợp thu thập chứng cứ do tự mình tiến hành, Thẩm phán chỉ áp dụng những biện pháp mà pháp luật quy định, không tự mình áp dụng những biện pháp mà pháp luật không quy định.

Theo khoản 2 Điều 85 BLTTDS, khi xác định đủ các điều kiện để thu thập chứng cứ theo yêu cầu của đương sự, Thẩm phán có quyền áp dụng một hoặc một số biện pháp thu thập sau đây: (1) Lấy lời khai của đương sự, người làm chứng; (2) Trưng cầu giám định; (3) Quyết định định giá tài sản; (4) Xem xét, thẩm định tại chỗ; (5) ủy thác thu thập chứng cư; (6) Yêu cầu cá nhân cơ quan tổ chức cung cấp tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được hoặc hiện vật liên quan đến việc giải quyết vụ việc dân sự.

Khi áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ, cần thực hiện các kỹ năng sau

3.1. Lấy lời khai của đương sự

a/ Xác định điều kiện lấy lời khai của đương sự

Các đương sự là những người có quyền lợi và nghĩa vụ gắn liền với vụ án. Họ là người trực tiếp liên quan đến các tình tiết trong vụ án. Vì vậy, việc lấy lời khai của các đương sự có một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc làm sáng tỏ nội dung vụ án, yêu cầu của các đương sự và là cơ sở để xác định được đường lối giải quyết vụ án. Về nguyên tắc, lời khai của đương sự do đương sự tự cung cấp, tự viết và ký tên. Điều 86 BLTTDS quy định “Thẩm phán chỉ tiến hành lấy lời khai của đương sự khi đương sự chưa có bản khai hoặc nội dung bản khai chưa đầy đủ, rõ ràng. Đương sự phải tự viết bản khai và ký tên của mình. Trong trường hợp đương sự không thể tự viết được thì Thẩm phán lấy lời khai của đương sự.

Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17/09/2005 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định của BLTTDS, thì khi đương sự chưa có bản khai hoặc nội dung của bản khai chưa đầy đủ, Thẩm phán yêu cầu đương sự phải tự viết bản khai hoặc bản khai bổ sung và ký tên của mình. Chỉ trong trường hợp đương sự không thể tự viết được, thì Thẩm phán tự mình hoặc thư ký Tòa án ghi lại lời khai của đương sự vào biên bản.

b/ Phương pháp lấy lời khai của đương sự

Việc lấy lời khai của đương sự do Thẩm phán tiến hành. Thư ký Tòa án chỉ có thể giúp Thẩm phán ghi lời khai của đương sự vào biên bản.

Việc lấy lời khai của đương sự chỉ tập trung vào những tình tiết mà đương sự khai chưa đầy đủ, rõ ràng. Thẩm phán tự mình hoặc thư ký Tòa án ghi lại lời khai của đương sự vào biên bản. Để việc lấy lời khai của các đương sự phục vụ tốt cho quá trình giải quyết các vụ án, Thẩm phán phải nắm chắc các tình tiết có ý nghĩa quan trọng của vụ án, các quy định của pháp luật nội dung cần áp dụng giải quyết vụ án. Lời khai của đương sự phải tập trung làm rõ nội dung cơ bản của vụ án, yêu cầu của các bên đương sự, các căn cứ pháp lý và chứng cứ thực tế để bảo vệ yêu cầu của các đương sự.

Về địa điểm lấy lời khai, Thẩm phán phải tiến hành lấy khai của đương sự tại trụ sở Tòa án. Trong những trường hợp vì lý do khách quan, chính đáng như đương sự đang bị tạm giam, chấp hành hình phạt tù, ốm đau, bệnh tật v.v…Tòa án không thể lấy lời khai của đương sự tại trụ sở thì Thẩm phán có thể lấy lời khai của đương sự ngoài trụ sở.

Việc lấy lời khai của đương sự ngoài trụ sở Tòa án phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật, quy định đối với cán bộ công chức của ngành Tòa án nhân dân và bảo đảm khách quan. Ví dụ lấy lời khai của đương sự đang bị tạm giam phải được thực hiện tại trại giam theo bố trí của Ban giám thị trại tạm giam; lấy lời khai của đương sự bị ốm đau nhưng không đi điều trị tại cơ sở y tế phải được thực hiện tại nơi họ đang điều trị và nếu xét thấy cần thiết thì mời người chứng kiến

Đối với đương sự quy định tại khoản 4 và khoản 5 Điều 57 BLTTDS, tức là đương sự chưa đủ 6 tuổi hoặc người mất năng lực hành vi dân sự, đương sự từ đủ 6 tuổi đến chưa đủ 15 tuổi thì việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của những người này tại Tòa án do người đại diện hợp pháp của họ thực hiện. Trong trường hợp lấy lời khai của họ thì phải có mặt người đại diện hợp pháp của họ và người đại diện hợp pháp của họ phải ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào biên bản lấy lời khai.

Theo yêu cầu của đương sự hoặc khi xét thấy cần thiết, Thẩm phán có thể tiến hành lấy lời khai của người làm chứng. Phương pháp, địa điểm lấy lời khai người làm chứng được thực hiện như việc lấy lời khai của đương sự. Việc lấy lời khai của người làm chứng chưa đủ 18 tuổi, người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự phải được tiến hành với sự có mặt của người đại diện theo pháp luật hoặc người đang thực hiện việc quản lý, trông nom người đó ( Điều 87 BLTTDS).

c/ Cách ghi biên bản lấy lời khai:

Khi ghi biên bản lấy lời khai của đương sự, Thẩm phán tự mình hoặc thư ký ghi biên bản phải thể hiện rõ ngày, giờ, tháng, năm ghi biên bản, địa điểm lấy lời khai, người tiến hành lấy lời khai, họ tên, tuổi, địa chỉ nghề nghiệp của người được lấy lời khai khai, nội dung khai. Biên bản phải phải ghi đầy đủ chính xác nội dung khai báo. Nếu là những lời khai quan trọng phải ghi đúng cả lời văn của người khai.

Khi người khai có thái độ đáng chú ý trong quá trình lấy lời khai cũng cần phản ánh vào biên bản ( ví dụ thái độ ngập ngừng, luống cuống, khóc.v.v…).

Mỗi chữ mỗi câu thêm vào hoặc bỏ đi trong biên bản phải được cả người lấy lời khai và người khai xác nhận. Những dòng trống phải gạch đi.

Các biên bản lấy lời khai được người khai tự đọc hoặc đọc lại cho họ nghe. Đương sự có quyền yêu cầu ghi những sửa đổi, bổ sung vào biên bản ghi lời khai. Chữ viết trong biên bản phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt.

Người khai ký vào biên bản xác nhận. Nếu người khai không biết chữ thì cho điểm chỉ xác nhận. Nếu người khai không ký thì yêu cầu họ phải ghi rõ lý do vì sao không ký. Nếu đã giải thích họ vẫn không ký, không ghi lý do vì sao không ký thì Thẩm phán yêu cầu mời người làm chứng đến xác nhận sự việc và ký tên vào biên bản.

Trường hợp biên bản lấy lời khai của đương sự được lập ngoài trụ sở của Tòa án thì có người làm chứng hoặc xác nhận của ủy ban nhân dân, công an xã, phường, thị trấn hoặc cơ quan, tổ chức nơi lập biên bản.

Biên bản phải có chữ ký của người lấy lời khai, người ghi biên bản và đóng dấu của Tòa án.

3.2. Lấy lời khai người làm chứng

a/ Xác định điều kiện để lấy lời khai người làm chứng

Người làm chứng là người được đương sự mời đến hoặc do cơ quan tiến hành tố tụng triệu tập đến để khai báo những tình tiết có liên quan đến vụ án mà họ được biết, người làm chứng là người không có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến vụ án. Lời khai của người làm chứng chứa đựng nhiều chứng cứ về những tình tiết cần chứng minh nhằm giúp Tòa án tìm ra sự thật khách quan của vụ án. Tuy vậy, lời khai của người làm chứng cũng có thể bị sai lệch và không phù hợp với sự thật khách quan như trong trường hợp người làm chứng bị mua chuộc, dụ dỗ, đe dọa, người làm chứng cố tình khai báo sai sự thật, người làm chứng không nhớ kỹ đúng sự việc đã chứng kiến. Trong các trường hợp đó lời khai của nhân chứng không mang tính khách quan. Các lời khai của nhân chứng lúc đó phải được đánh giá với các chứng cứ khác của vụ án.

BLTTDS quy định trường hợp cần lấy lời khai của người làm chứng tại Điều 87, đó là trường hợp “theo yêu cầu của đương sự hoặc khi xét thấy cần thiết”. Nghị quyết số 04/NQ-HĐTP ngày 17/09/2005 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn thi hành một số quy định của BLTTDS giải thích rõ các trường hợp Tòa án tiến hành lấy lời khai của người làm chứng: Khi đương sự có yêu cầu bằng văn bản lấy lời khai của người làm chứng, thì Tòa án tiến hành lấy lời khai của người làm chứng đó. Trong trường hợp này, Thẩm phán phải yêu cầu đương sự có văn bản yêu cầu theo cách thức đã nêu ở trên.

Đối với trường hợp Thẩm phán lấy lời khai của người làm chứng theo yêu cầu của đương sự thì trước khi áp dụng biện pháp này, Thẩm phán phải xem xét đủ các điều kiện để thu thập chứng cứ theo yêu cầu của đương sự. Khi đã thấy đủ rồi, Thẩm phán mới làm giấy triệu tập gửi cho người làm chứng. Trong giấy triệu tập phải ghi rõ lý do triệu tập (để làm chứng trong vụ án...), thời gian, địa điểm làm việc... theo mẫu giấy triệu tập chung của Tòa án. Giấy triệu tập phải được tống đạt hợp lệ tới người làm chứng

Khi xét thấy cần thiết tuy đương sự không có yêu cầu, Thẩm phán có thể tiến hành lấy lời khai của người làm chứng. Được coi là “cần thiết” nếu việc lấy lời khai của người làm chứng bảo đảm cho việc giải quyết vụ án dân sự được toàn diện, chính xác, công minh, đúng pháp luật.

b/ Phương pháp lấy lời khai người làm chứng và cách ghi biên bản lấy lời khai người làm chứng

Về căn bản phương pháp lấy lời khai của người làm chứng và cách ghi biên bản lấy lời khai của người làm chứng được thực hiện giống như đối với phương pháp lấy lời khai của đương sự và cách ghi biên bản lấy lời khai của đương sự. Ngoài ra có một số điểm chú ý thêm ghi biên bản: Nếu người làm chứng là thân thích, gần gũi với đương sự như cha, mẹ, vợ, con, anh chị em… hoặc bạn bè thân thích thì trong biên bản cũng phải ghi rõ quan hệ đó. Trong biên bản ghi lời khai của người làm chứng phải có thêm các nội dung: Cam đoan đã được Tòa án giải thích rõ về quyền và nghĩa vụ của người làm chứng; Cam đoan khai báo trung thực trước Tòa án; Cam đoan xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về lời khai của mình.

3.3. Đối chất

Khi đương sự có yêu cầu hoặc khi xét thấy có sự mâu thuẫn trong lời khai của các đương sự, người làm chứng, Thẩm phán tiến hành đối chất giữa các đương sự với nhau, giữa đương sự với người làm chứng, hoặc giữa những người làm chứng với nhau theo thứ tự hợp lý. Tùy từng trường hợp cụ thể mà tiến hành đối chất về từng vấn đề một hoặc để từng người trình bày về các vấn đề cần đối chất theo thứ tự.

Thẩm phán tự mình hoặc thư ký Tòa án ghi biên bản đối chất. Biên bản phải có chữ ký của những người tham gia đối chất. Thẩm phán tiến hành đối chất, thư ký ghi biên bản đối chất và đóng dấu của Tòa án. Cách ghi biên bản đối chất về cơ bản cũng thực hiện như đối với trường hợp ghi biên bản lấy lời khai của đương sự và của người làm chứng.

3.4. Xem xét thẩm định tại chỗ

a/ Những trường hợp cần xem xét, thẩm định tại chỗ:

Những vụ án mà đối tượng tranh chấp là bất động sản , vật không thể di chuyển hoặc trường hợp thẩm phán cần nắm vững hiện trường xảy ra sự việc tranh chấp nếu đương sự có yêu cầu xem xét, thẩm định tại chỗ và xét có căn cứ thì Thẩm phán tiến hành xem xét, thẩm định tại chỗ.

b/ Quyết định xem xét thẩm định tại chỗ

Khi tiến hành biện pháp xem xét, thẩm định tại chỗ, theo khoản 3 Điều 85 BLTTDS, Thẩm phán phải ra quyết định.

Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ phải có các nội dung chính sau: (1) Ngày, tháng, năm ra quyết định và tên Tòa án ra quyết định; (2) Đối tượng và những vấn đề cần xem xét, thẩm định tại chỗ; (3) Thời gian, địa điểm tiến hành việc xem xét, thẩm định tại chỗ. (Xem mẫu quyết định).

Quyết định xem xét thẩm định tại chỗ phải được gửi cho ủy ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan, tổ chức nơi có đối tượng cần xem xét, thẩm định kèm theo văn bản đề nghị ủy ban nhân dân hoặc cơ quan, tổ chức cử đại diện tham gia việc xem xét, thẩm định tại chỗ

Vào ngày, giờ đã định trong quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ, nếu chưa có đại diện của ủy ban nhân dân hoặc cơ quan, tổ chức, thì Thẩm phán phải liên hệ để họ có mặt. Trong trường hợp vắng mặt đại diện của ủy ban nhân dân hoặc cơ quan, tổ chức, thì Thẩm phán phải hoãn việc xem xét thẩm định tại chỗ.

Quyết định xem xét, thẩm định tại chỗ phải được giao hoặc gửi cho đương sự để họ biết và chứng kiến việc xem xét, thẩm định tại chỗ. Tuy nhiên, nếu đương sự vắng mặt thì việc xem xét, thẩm định tại chỗ vẫn được tiến hành theo thủ tục chung.

c/ Thực hiện việc xem xét thẩm định tại chỗ:

Theo Điều 89 BLTTDS, việc xem xét thẩm định tại chỗ phải do Thẩm phán tiến hành với sự có mặt của đại diện UBND cấp xã hoặc cơ quan, tổ chức nơi có đối tượng cần xem xét, thẩm định tại chỗ. Đối với đương sự, Thẩm phán cần có thông báo việc xem xét thẩm định tại chỗ để đương sự biết và chứng kiến việc xem xét, thẩm định đó.

Việc xem xét, thẩm định tại chỗ phải được ghi thành biên bản. Thẩm phán tự mình hoặc thư ký Tòa án ghi biên bản xem xét, thẩm định tại chỗ. Biên bản phải ghi rõ kết quả xem xét, thẩm định, mô tả rõ hiện trường, có chữ ký của người xem xét, thẩm định và chữ ký hoặc điểm chỉ của đương sự nếu họ có mặt, của đại diện UBND cấp xã hoặc cơ quan, tổ chức nơi có đối tượng cần xem xét, thẩm định và những người khác được mời tham gia việc xem xét, thẩm định. Sau khi lập xong biên bản, người xem xét thẩm định phải yêu cầu người đại diện UBND cấp xã hoặc cơ quan, tổ chức nơi có đối tượng cần xem xét, thẩm định ký tên và đóng dấu xác nhận ( Khoản 2 Điều 89 BLTTDS ).

Trong trường hợp có người cản trở việc tiến hành xem xét, thẩm định tại chỗ thì Thẩm phán yêu cầu đại diện của ủy ban nhân dân hoặc cơ quan, tổ chức có biện pháp can thiệp, hỗ trợ kịp thời để thực hiện việc xem xét thẩm định tại chỗ. Trường hợp cần thiết, Thẩm phán yêu cầu lực lượng cảnh sát bảo vệ và hỗ trợ tư pháp thuộc công an nhân dân có thẩm quyền để có các biện pháp can thiệp theo quy định tại thông tư số 15/2003/ TT-BCA ngày 10/9/2003 của Bộ công an hướng dẫn hoạt động hỗ trợ tư pháp của lực lượng cảnh sát bảo vệ và hỗ trợ tư pháp thuộc công an nhân dân.

Thẩm phán phải lập biên bản về việc đương sự cản trở việc xem xét, thẩm định tại chỗ và lưu vào hồ sơ vụ án.

3.5. Trưng cầu giám định

a/ Điều kiện để trưng cầu giám định.

Trong trường hợp việc đánh giá chứng cứ cần phải sử dụng các kiến thức chuyên môn như xác định chữ viết, chữ ký, vân tay của một người nào đó nay cần xác định nguyên nhân gây thiệt hại trong xây dựng, xác định gien ADN.v.v… và có yêu cầu của đương sự về việc trưng cầu giám đình, Tòa án cần phải trưng cầu giám định khoa học.

Trong quá trình giải quyết vụ án, nếu có chứng cứ bị tố cáo là giả mạo thì điều đó có nghĩa là chứng cứ đó đang bị nghi ngờ về tính xác thực. Muốn khẳng định chắc chắn thì phải giám định chứng cứ mới xác định được chứng cứ giả mạo hay xác thực. Xuất phát từ tính chất của các quan hệ dân sự, các bên có quyền quyết định và tự định đoạt trong quá trình giải quyết vụ việc, kể cả việc cung cấp chứng cứ cho Tòa án, BLTTDS đã quy định cho phép đương sự đưa ra chứng cứ bị tố cáo là giả mạo được rút lại chứng cứ đó nhằm đảm bảo cho việc giải quyết nhanh chóng vụ án mà không cần phải giám định tránh gây lãng phí về thời gian và tiền bạc. Nếu đương sự không rút lại chứng cứ, đó thì người tố cáo có quyền yêu cầu Tòa án trưng cầu giám định đối với chứng cứ đó để xác minh về tính hợp pháp của chứng cứ. Trong trường hợp việc giả mạo chứng cứ có dấu hiệu tội phạm thì Tòa án sẽ chuyển cho cơ quan điều tra hình sự có thẩm quyền xem xét về trách nhiệm hình sự đối với người cung cấp đó, và người ra chứng cứ giả mạo có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại nếu việc giả mạo chứng cứ đó gây thiệt hại cho người khác.

Trong các trường hợp này, Tòa án chỉ tiến hành trưng cầu giám định theo sự thỏa thuận lựa chọn của các bên đương sự hoặc theo yêu cầu của một hoặc các bên đương sự ( Điều 90 của BLTTDS). Theo Nghị quyết số 04/NQ-HĐTP ngày 17/09/2005 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao thì Thẩm phán phải yêu cầu đương sự thể hiện sự thỏa thuận lựa chọn hoặc yêu cầu Tòa án trưng cầu giám định bằng văn bản, có thể làm bằng văn bản riêng, có thể ghi trong bản khai, có thể ghi trong biên bản ghi lời khai, biên bản đối chất.

Thủ tục trưng cầu giám định phải tuân thủ theo trình tự, thủ tục được quy định tại điều 90 BLTTDS.

b/ Quyết định trưng cầu giám định

Khi soạn thảo quyết định trưng cầu giám định, Thẩm phán phải căn cứ vào Điều 90 của BLTTDS, pháp lệnh giám định tư pháp, Nghị định số 67/2005/NĐ-CP ngày 19/05/2005 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh giám định tư pháp để ra quyết định trưng cầu giám định.

Quyết định trưng cầu giám định phải có các nội dung chính sau đây: (1) Ngày, tháng, năm ra quyết định và tên Tòa án ra quyết định; (2) Tên, địa chỉ của tổ chức giám định nếu Tòa án trưng cầu tổ chức giám định hoặc họ, tên, địa chỉ của người giám định viên được trưng cầu giám định nếu Tòa án trưng cầu người đó tiến hành giám định; (3) Nguồn gốc và đặc điểm của đối tượng giám định; (4) Tên các tài liệu có liên quan hoặc mẫu so sánh gửi kèm theo; (5) Những vấn đề cần giám định; (6) Các yêu cầu cụ thể cần có kết luận giám định; (7) Thời hạn trả lời kết quả giám định. (Xem mẫu quyết định trưng cầu giám định).

3.6. Định giá tài sản

a/ Xác định điều kiện định giá tài sản

Theo quy định của BLTTDS tại Điều 92, định giá tài sản là một trong những biện pháp thu thập chứng cứ của Tòa án nhằm giúp cho việc giải quyết vụ án được chính xác.

Tòa án ra quyết định định giá tài sản đang tranh chấp trong các trường hợp sau đây: (1) Theo yêu cầu của một bên đương sự vì lý do các bên không thỏa thuận được về giá của tài sản đang tranh chấp; (2) Các bên đương sự thỏa thuận về giá của tài sản đang tranh chấp, nhưng có căn cứ rõ ràng chứng minh rằng mức giá mà các bên đương sự thỏa thuận thấp hơn giá thị trường tại địa phương nơi có tài sản đang tranh chấp hoặc thấp hơn khung giá do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định đối với tài sản cùng loại, nhằm mục đích trốn thuế hoặc giảm mức đóng án phí.

Trong trường hợp Tòa án cấp phúc thẩm, Tòa án cấp giám đốc thẩm, tái thẩm hủy bản án sơ thẩm để xét sử sơ thẩm lại thì việc định giá tài sản lại chỉ được thực hiện khi một hoặc các bên đương sự có yêu cầu. Việc định giá tài sản lại được thực hiện theo thủ tục chung.

Điều 140, 141, 142 BLTTDS quy định nghĩa vụ nộp tiền tạm ứng chi phí định giá, xử lý tiền tạm ứng chi phí định giá và nghĩa vụ nộp tiền chi phí định giá. Thế nên khi đương sự có yêu cầu định giá, Tòa án giải thích cho họ biết nghĩa vụ nộp tạm ứng chi phí định giá và chỉ tiến hành các thủ tục định giá khi người yêu cầu đã nộp được tạm ứng chi phí định giá.

b/ Quyết định định giá tài sản tranh chấp

Định giá tài sản là một biện pháp xác minh, thu thập chứng cứ của Tòa án trong quá trình chuẩn bị xét xử vụ án nên Tòa án phải ra quyết định thành lập Hội đồng định giá tài sản. Khi ra quyết định định giá tài sản tranh chấp, Tòa án phải:

(1) Xem xét tài sản cần định giá là loại tài sản nào, có liên quan đến cơ quan chuyên môn nào, Hội đồng định giá cần phải có bao nhiêu thành viên và trong trường hợp cụ thể này cần cử đại diện của cơ quan nào làm chủ tịch Hội đồng định giá.

(2) Trên cơ sở đó, Tòa án có công văn gửi cho các cơ quan chuyên môn đề nghị cử cán bộ làm chủ tịch và ủy viên Hội đồng định giá. Trong công văn cần nêu rõ tài sản cần định giá , yêu cầu cụ thể đối với chủ tịch , ủy viên hội đồng định giá và thời hạn cơ quan chuyên môn có công văn trả lời cho Tòa án biết việc cử người tham gia Hội đồng định giá.

Sau khi nhận được các công văn trả lời của các cơ quan chuyên môn về việc cử người làm chủ tịch và ủy viên Hội đồng định giá, Thẩm phán phải kiểm tra những người được cử có đáp ứng các yêu cầu cụ thể mà Tòa án nêu trong công văn hay chưa, có ai trong số họ là người thân thích với đương sự trong vụ án hay không. Nếu có người chưa đáp ứng các yêu cầu cụ thể này là người thân thích với đương sự trong vụ án thì đề nghị cơ quan chuyên môn đã cử người đó cử người khác thay thế.

(3) Chỉ khi đã làm đủ các bước (1), (2) thì Thẩm phán mới ra quyết định định giá. Quyết định định giá phải có các nội dung chính sau đây: (1) Ngày, tháng, năm ra quyết định và tên của Tòa án ra quyết định; (2) Tài sản cần định giá; (3) Họ, tên, cơ quan công tác của Chủ tịch và các thành viên Hội đồng định giá; (4) Nhiệm vụ của Hội đồng định giá; (5) Thời gian, địa điểm tiến hành định giá. (Xem mẫu quyết định định giá tài sản).

c/ Thực hiện định giá tài sản:

Quyết định về giá của Hội đồng định giá tài sản là một trong những nguồn chứng cứ, có ảnh hưởng lớn đến việc giải quyết vụ án của Tòa án. Do đó, khi tiến hành định giá tài sản hội đồng phải có sự tham gia đầy đủ của các thành viên nhằm bảo đảm cho kết quả định giá được minh bạch, chính xác và quyết định của Hội đồng định giá phải được quá nửa tổng số thành viên biểu quyết tán thành. Để việc định giá tiến hành đúng thời gian, địa điểm, và đủ thành phần ghi trong quyết định định giá tài sản, Tòa án cần liên hệ trước với các thành viên Hội đồng định giá để họ biết sắp xếp lịch công tác và tham gia định giá. Trường hợp việc định giá không đúng thời gian ghi trong quyết định định giá thì Tòa án phải thông báo thời gian định giá cho các thành viên Hội đồng định giá và những người có liên quan biết.

Việc định giá phải được ghi thành biên bản, Tòa án có thể cử một thư ký Tòa án để giúp việc cho Hội đồng định giá ghi biên bản về việc tiến hành định giá. Trong biên bản định giá phải ghi rõ thời gian, địa điểm tiến hành định giá, thành phần Hội đồng định giá tài sản. Đại diện Tòa án, Viện kiểm sát tham dự cuộc họp của Hội đồng định giá với vai trò giám sát chứ không phải là thành viên Hội đồng định giá, không tham gia biểu quyết về giá. Trong biên bản định giá tài sản khi định giá từng tài sản phải mô tả rõ tình trạng, đặc điểm, chất lượng tài sản, nguồn gốc tài sản, ý kiến của Hội đồng định giá về tài sản, ý kiến của các đương sự về giá của Hội đồng định giá. Các đương sự có quyền phát biểu về giá do Hội đồng định giá nêu ra nhưng quyền quyết định cuối cùng về giá là thuộc Hội đồng định giá.

Trong trường hợp có người cản trở việc tiến hành định giá tài sản thì Thẩm phán yêu cầu đại diện UBND hoặc cơ quan, tổ chức có biện pháp can thiệp, hỗ trợ kịp thời. Trong trường hợp cần thiết Thẩm phán yêu cầu lực lượng Cảnh sát bảo vệ và hỗ trợ tư pháp thuộc Công an nhân dân có thẩm quyền để có biện pháp can thiệp, hỗ trợ theo quy định tại thông tư số 15/2003/TT-BCA ( v19 ) ngày 10/09/2003 của Bộ công an “ Hướng dẫn hoạt động hỗ trợ tư pháp của lực lượng Cảnh sát bảo vệ và hỗ trợ tư pháp thuộc Công an nhân dân”. Thẩm phán phải lập biên bản về việc đương sự cản trở việc định giá tài sản và lưu vào hồ sơ vụ án.

3.7. ủy thác thu thập chứng cứ

a/ Điều kiện ủy thác thu thập chứng cứ

Trong quá trình giải quyết các vụ kiện dân sự, có một thực tế phát sinh là Tòa án đã thụ lý vụ kiện dân sự xét thấy cần phải thu thập thêm chứng cứ do chưa đủ căn cứ để giải quyết vụ án nhưng việc thu thập chứng cứ gặp trở ngại do phải được tiến hành ở địa phương khác hoặc ở ngoài lãnh thổ Việt Nam. Để giải quyết khó khăn này, pháp luật tố tụng dân sự đã quy định cơ chế ủy thác thu thập chứng cứ cho các Tòa án. Theo đó, Tòa án đã thụ lý vụ án dân sự có thể ủy thác cho Tòa án khác trong trường hợp cần thu thập chứng cứ ở địa phương khác trong lãnh thổ Việt Nam hoặc ủy thác thông qua cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc các cơ quan tiến hành tố tụng dân sự của nước ngoài mà nước đó và Việt Nam đã ký kết hiệp định tương trợ tư pháp hoặc cùng Việt Nam gia nhập điều ước quốc tế có quy định về vấn đề này đối với trường hợp cần thu thập chứng cứ ở ngoài lãnh thổ Việt Nam thực hiện việc thu thập chứng cứ, xác minh các tình tiết của vụ việc dân sự.

b/ Quyết định ủy thác tư pháp

Khi tiến hành việc ủy thác thu thập chứng cứ như ủy thác lấy lời khai của đương sự, của người làm chứng, thẩm định tại chỗ, định giá tài sản hoặc ủy thác các biện pháp khác để thu thập chứng cứ, xác minh các tình tiết của vụ việc dân sự, Thẩm phán phải ra quyết định ủy thác. Trong quyết định ủy thác phải ghi rõ tên, địa chỉ của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan, quan hệ pháp luật tranh chấp và những công việc cụ thể ủy thác để thu thập chứng cứ. Tòa án nhận ủy thác có trách nhiệm thực hiện công việc cụ thể được ủy thác trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định ủy thác và thông báo kết quả bằng văn bản cho Tòa án đã ra quyết định ủy thác. Trường hợp không thực hiện được việc ủy thác thì phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do của việc không thực hiện được việc ủy thác cho Tòa án đã ra quyết định ủy thác (Điều 93 BLTTDS ).

Để thuận lợi cho việc thực hiện ủy thác, trong nhiều trường hợp Tòa án ra quyết định ủy thác còn phải gửi kèm cả bản sao một số tài liệu liên quan đến nội dung ủy thác.

Để đảm bảo thời hạn tố tụng, trong quyết định ủy thác, Thẩm phán cần ấn định một thời hạn hợp lý để Tòa án được ủy thác thực hiện việc thu thập chứng cứ.

Trường hợp việc thu thập chứng cứ phải tiến hành ở ngoài lãnh thổ Việt nam thì Tòa án làm thủ tục ủy thác thông qua cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc các cơ quan tiến hành tố tụng dân sự của nước ngoài mà nước đó và Việt Nam đã ký hiệp định tương trợ tư pháp hoặc cùng Việt Nam gia nhập điều ước quốc tế có quy định vấn đề này.

3.8. Yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ

a/ Điều kiện áp dụng biện pháp yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ

Điều 94 BLTTDS quy định trong trường hợp đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập chứng cứ mà vẫn không thể tự mình thu thập được thì có thể yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ nhằm đảm bảo cho việc giải quyết vụ việc dân sự đúng đắn.

Nghị quyết số 04/NQ-hđtp ngày 17/09/2005 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao giải thích rõ, chỉ trong trường hợp đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập chứng cứ, đã sử dụng mọi cách thức và khả năng cho phép để yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức quản lý, lưu giữ chứng cứ cung cấp cho mình chứng cứ mà vẫn không được cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp thì mới có quyền làm đơn yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ. Đây là trường hợp mà bắt buộc đương sự phải có đơn yêu cầu được đương sự viết riêng. Khi nhận đơn yêu cầu của đương sự, Thẩm phán phải kiểm tra xem đương sự đã áp dụng các biện pháp cần thiết để thu thập chứng cứ hay chưa. Nếu đương sự chưa tiến hành hoặc không có chứng cứ về việc đã tiến hành việc thu thập chứng cứ mà không có kết quả, Thẩm phán sẽ không tiếp nhận đơn yêu cầu áp dụng biện pháp yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ cho Tòa án. Thẩm phán cần giải thích và hướng dẫn cho đương sự thực hiện đầy đủ các thủ tục mà pháp luật đã quy định.

Chỉ khi đương sự thực hiện đầy đủ những quy định trên, Thẩm phán mới nhận đơn yêu cầu của đương sự. Đơn yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ đang do cá nhân, cơ quan, tổ chức quản lý, lưu giữ phải có các nội dung chính sau: (1) Ngày, tháng, năm viết đơn; (2) Tên Tòa án mà đương sự yêu cầu tiến hành thu thập chứng cứ; (3) Tên, địa chỉ của người có yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ; (4) Vấn đề cụ thể cần thu thập; (5) Lý do vì sao tự mình không thu thập được chứng cứ đó; (6) Họ, tên, địa chỉ của cá nhân, tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ chứng cứ cần thu thập.

b/ Quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ

Khi xét thấy yêu cầu Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ của đương sự là có căn cứ, thì Thẩm phán ra quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ. Quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ phải có các nội dung chính sau đây: (1) Ngày, tháng, năm ra quyết định và tên Tòa án ra quyết định; (2) Tên, địa chỉ của người yêu cầu cung cấp chứng cứ.; (3) Lý do của việc yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ; (4) Tên, địa chỉ. (xem mẫu quyết định).

c/ Thực hiện quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ

Thư ký Tòa án hoặc cán bộ Tòa án được Chánh án phân công có thể trực tiếp yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ cung cấp cho mình chứng cứ. Người trực tiếp yêu cầu phải có giấy giới thiệu của Tòa án và quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ. Nếu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý lưu giữ chứng cứ có yêu cầu thì người trực tiếp yêu cầu cung cấp chứng cứ phải xuất trình giấy chứng minh Thẩm phán hoặc thẻ công chức hoặc một loại giấy tờ tùy thân khác.

Trong trường hợp cá nhân, cơ quan, tố chức đang quản lý, lưu giữ chứng cứ thực hiện được việc giao nộp ngay chứng cứ thì lập biên bản về việc giao nhận chứng cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 84 BLTTDS, trừ việc đóng dấu của Tòa án sẽ thực hiện sau. Nếu cơ quan, tổ chức giao nộp chứng cứ có dấu thì đề nghị đại diện có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ký tên và đóng dấu xác nhận. Biên bản giao nhận chứng cứ có thể tham khảo mẫu 1a ban hành kèm theo Nghị quyết số 04/2005/NQ-HĐTP ngày 17 tháng 9 năm 2005 của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao)

Nếu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý lưu giữ chứng cứ từ chối việc giao nộp chứng cứ thì lập biên bản về việc đó và ghi rõ lý do của việc từ chối đó.

Trong trường hợp cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý lưu giữ chứng cứ chưa thực hiện được việc giao nộp chứng cứ ngay thì lập biên bản về việc đó và yêu cầu họ cung cấp đầy đủ, kịp thời cung cấp theo yêu cầu của Tòa án trong thời hạn được ghi trong quyết định ( trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được quyết định ).

Trong trường hợp Tòa án không trực tiếp yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức đang quản lý, lưu giữ cung cấp cho mình chứng cứ thì Tòa án chỉ cần gửi quyết định yêu cầu cung cấp chứng cứ cho cá nhân, cơ quan, tổ chức mà mình có yêu cầu cung cấp chứng cứ.